تنظيم العمل وتوزيع المسؤوليات

يعد تشكيل فرق العمل من أهم الأمور التي تساعد على إنجاز أهداف المؤسسة بشكل منظم وفعال من خلال توزيع المهام والمسؤوليات على كل عضو من أعضاء الفريق ، وتقع مسئولية هذا الأمر على قائد الفريق حيث يكون عليه اختيار الشخص المناسب لإنجاز كل مهمة في وقت محدد.

كما يجب على قائد الفريق عند توزيع المهام أن يراعي المستويات المختلفة بين أعضاء الفريق في الخبرات والكفاءات والحرص على تبادل الأدوار من وقت لأخر.

وحتى يمكن إعداد خطة عمل فعالة يجب اتباع عدد من الخطوات :

- تحديد المهام المطلوب تنفيذها من فريق العمل

- وضع إطار زمني لتنفيذ كل مهمة من هذه المهام

- توضيح العلاقات المختلفة بين المهام والربط بينهم

- توزيع المسؤوليات لكل فريق أو بشكل فردي بحسب كل واحدة من المهام.

ويساعد توزيع المسؤوليات على سهولة متابعة تنفيذها بالمستويات المطلوبة، والتصدي لحالات التهرب من المسؤولية أو المساءلة تجاه المهام المكلف بها الشخص.

كما يجب التأكد من فهم الأفراد لمسئولياتهم بشكل واضح حتى يتمكنوا من تنفيذها على النحو المطلوب دون خلط مع مهام الأخرين.

ويساهم تعزيز روح المسؤولية لدى الموظفين في رفع إحساسهم بالمثابرة على الإنجاز والحرص على تطوير أدائهم بشكل مستمر.